Brindar atención cordial y eficiente a visitantes, clientes y colaboradores, así como gestionar llamadas, correspondencia y apoyo administrativo general, siendo el primer punto de contacto y representación de la empresa.
Conocimientos y Habilidades.
- Paquetería Office (Excel, Word, etc.)
- Manejo de envoy a la perfección.
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Actitud de servicio y trato amable.
- Organización y puntualidad.
- Discreción y confidencialidad.
- Capacidad de resolución rápida de problemas.
- Manejo de conmutador telefónico y herramientas ofimáticas (Word, Excel, correo electrónico).
Responsabilidades
- Atención al cliente y visitantes: VS y Cholula.
- llevar control de todos los asistentes vi a envoy.
- Recibir, saludar y canalizar a los visitantes de manera amable y profesional.
- Proveer información básica sobre la empresa, ubicación de oficinas, horarios o servicios.
- Verificar citas y registrar accesos según protocolo de seguridad.
- Llevar un control de las personas autorizadas para poderles dar acceso
- Gestión de llamadas y comunicación:
- Contestar y canalizar llamadas telefónicas internas y externas.
- Tomar recados y transmitir mensajes de manera oportuna y precisa.
- Mantener actualizada la lista de extensiones y contactos.
- Manejo de agenda y coordinación:
- Apoyar en la programación de citas, reuniones y reservas de salas.
- Confirmar y coordinar reuniones con clientes o proveedores.
- Recepción y envío de correspondencia y paquetería:
- llevar control de remisiones de entradas y salidas de material.
- Recibir, clasificar y distribuir correspondencia entrante (mensajería, correo físico).
- Gestionar el envío de documentos y paquetes por mensajería.
- Mantener registro de entregas y envíos importantes.
- Apoyo administrativo general:
- Redactar y enviar correos, memorándums o comunicados internos básicos.
- Apoyar en el control y solicitud de insumos de oficina (papelería, café, etc.).
- Realizar tareas ligeras de archivo y escaneo de documentos.
- Manejo de base de datos y registros:
- Actualizar bases de datos de contactos, clientes o proveedores.
- Mantener registros organizados de visitas, llamadas y servicios.
- Supervisión del área de recepción:
- Mantener la recepción limpia, ordenada y con imagen profesional.
- Asegurar que materiales como revistas, brochures o señalización estén al día.
- Atención a clientes En VS
- Clientes y visitantes no pueden acceder a las salas si no están acompañados por una/o productor.
- Clientes pueden esperar en la recepción o en la terraza hasta ser llevados a la sala donde estarán.
- Proveedores solo pueden esperar en recepción vigilados.
- Visitantes generales solo pueden estar esperando en recepción vigilados
- Todos los visitantes deben ser conducidos a recepción para su registro. No puede haber visitantes que accedan directo a las instalaciones.
- llevar control de la paquetería e informar al destinatario.
- Coordinar a los mensajeros.
Proceso de recepción de clientes y visitantes:
- Saludar amablemente
- Solicitar que llenen su registro en Envoy (iPad) @EnvoyInc en youtube.com hay demos del uso de la aplicación. Toda persona que ingresa a las instalaciones debe registrarse.
- Ofrecer agua, cafe, etc.
- Solicitar indicaciones con la productora o persona que visitan para saber a donde dirigirlas.
- Dependiendo del tipo de visitante o pedirles que esperen en recepción o la terraza.
Consideraciones
- Esta estrictamente prohibido tomarse fotos con clientes, artistas o cualquier visitante.
- Esta estrictamente prohibido solicitar autógrafos.
- Esta prohibido la entrada de alguien que no este en la lista de visitantes. (Si no tiene cita o nadie apruE a la entrada)
- Esta prohibido que visitantes de dependencias del gobierno entren a las instalaciones, cuando alguien se presente tiene que ser informado Francisco Ojeda para ser atendidos siempre afuera de la puerta principal.
- Esta estrictamente prohibido proporcionar el celular de los directivos
- Es importante la apariencia, y el cuidado personal.